Besondere Heraus­forde­rungen

Mittlerweile haben wir gelernt, dass uns digitale Tools deutlich unabhängiger von unserer Mobilität machen. Viele mussten sich in ganz kurzer Zeit auf die digitalen Tools zur verteilten Zusammenarbeit (z.B. Video Conferencing Systeme) einstellen. Natürlich waren diese Systeme schon lange am Markt, aber deren Nutzen wurde nicht explizit gesehen. Denkt man jetzt aber die neuen agilen Zusammenarbeitsprozesse in Kombination mit verteilten Teamsstrukturen zu Ende, ergeben sich weitere Herausforderungen.

Teams ist nicht nur der neue Konferenzraum

An den neuen digitalen Konferenzraum mussten sich viele Mitarbeiter zunächst gewöhnen – mittlerweile ist er zum Alltag geworden. Sowohl technisch als auch im Verhalten stellen diese Systeme kein Problem mehr dar.

Jedoch werden die digitalen Tools vielfach leider ausschliesslich als ein Ersatz für den bisherigen Konferenzraum genutzt. In der Regel wird weiterhin genauso beieinander gesessen, werden eindimensionale Protokolle geschrieben und jeder erstellt seine Notizen analog auf einem Zettel. Danach folgt der gleiche Arbeitsablauf wie gehabt.

ToDo- und Ticketsystem als Kommunikationsbasis

Alle Aufgaben und Ergebnisse fließen in ein gemeinsames Online-Ticketsystem, auf das jedes Teammitglied Zugriff hat. So entsteht die optimale Transparenz über den aktuellen Stand zu Einzelaufgaben und gleichzeitig eine Dokumentation pro Aktionsbereich. Jederzeit kann von jedem Teammitglied kommentiert und erweitert werden.

Welches Ticketsystem Ihr für welchen Einsatzzweck nutzen könnt, bedarf einer vorherigen Analyse der Aufgabengebiete. Hierbei helfe ich sehr gerne in der Auswahl, Schulung und Integration.

Virtuelle Whiteboards

Auf virtuellen Whiteboards können Menschen zeitgleich an kreativen Prozessen arbeiten. Diese Whiteboards entsprechen weitestgehend den gleichen Funktionalitäten wie ein analoges Whiteboard inklusive Klebezettel und Markerstiften. Nur dass hier die digitalen Vorteile wie Dokumentation, Aufgabenverteilung, etc. zum Tragen kommen.

Ich helfe bei der Auswahl der richtigen Tools, führe sie ein und gebe Schulungen zur effizienten Nutzung. 

Online Document Kollaboration

Das Team arbeitet zeitgleich an einem gemeinsamen Dokument (Präsentation, Konzept, Brief, etc). Hierbei kann jedes Teammitglied direkt auf dem Bildschirm sehen was der andere gerade tut. Somit gehören Word Dokumente, die per E-Mail an einen Verteiler geschickt und mehrfach kommentiert werden, der Vergangenheit an.

Der richtige Umgang mit diesen Tools, die passende Dateistruktur, eine sichere Rechtevergabe und die Einbindung in Eure Arbeitsprozesse nehme ich gerne mit Euch gemeinsam vor.

Digitale hybride Dokumentation

Stellt Euch vor: Während eines Weekly Meetings schreibt jemand ein zusammenfassendes Protokoll der besprochenen Einzelpunkte und integriert direkt in dieses Protokoll To-do Listen mit der Verteilung an unterschiedliche Teammitglieder. Diese To-dos erscheinen individuell bei jedem Team Mitglied an seinem Arbeitsplatz. Sowohl die Kommentare als auch die Ergebnisse werden dann wieder direkt an dem Dokument zusammengeführt – ohne manuelles Eingreifen. So sind sowohl die Teamdokumentationen als auch die Arbeitsabläufe direkt digital verteilt und transparent.

Nach dieser Prozesseinführung werdet Ihr euch fragen, warum Ihr nicht schon seit Jahren so arbeitet

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